工作流拆解器 2.0

新專案拆步驟、舊流程找浪費、團隊分工排清楚，每一步都標出 AI 能幫多少

試試看這些範例

用 ECRS 改善一個卡住的工作流程

  1. 1. 寫下流程要完成什麼例如「每月社群貼文產出」或「新客戶報價到簽約」。
  2. 2. 把現在的做法一行一步列出來照實寫，包含開會、等待審核、退回修改這些平常不會被當成步驟的事，能寫大概花多久更好。
  3. 3. 逐步套用 ECRS對每一步依序問：能不能刪除、能不能合併、能不能調換順序、能不能簡化。
  4. 4. 排出新流程並標出 AI 能接手的步驟確認改善前後的耗時差距，把重複性高的步驟交給 AI 或自動化工具。
  5. 5. 用看板追蹤執行把新流程的步驟從待辦移到完成，執行一輪後再回頭檢查一次。

常見問題

ECRS 是什麼？怎麼用來改善流程？

ECRS 是日本企業做業務改善常用的四個原則，依序檢查每個步驟：Eliminate 能不能刪掉、Combine 能不能和其他步驟合併、Rearrange 能不能調換順序或改由別人做、Simplify 能不能做得更簡單。順序很重要，先想能不能刪，比先想怎麼簡化更省力。流程改善模式會逐步標出建議，並附改善前後的耗時對照。

RACI 責任矩陣怎麼看？

RACI 是四種角色的縮寫。R 是實際執行的人，A 是最後拍板並負責結果的人，C 是做之前要先問意見的人，I 是做完要通知的人。每一步只應該有一個 A，A 太多代表沒人真的負責。團隊分工模式會把每一步的 RACI 排成一張表，並列出最容易卡住的交接點。

WBS、SIPOC、5W1H 要選哪一個？

大型或實體專案選 WBS，照階段、里程碑、交付物往下拆；軟體或服務選 User Story，從使用者旅程出發；跨部門的作業流程選 SIPOC，釐清供應者、輸入、流程、輸出、顧客；活動或任務企劃選 5W1H。不確定就選 AI 自動選擇。

拆好的步驟可以放進 Notion、Asana 或 Trello 嗎？

可以下載 CSV，用 Excel 或 Google 試算表開啟，也能匯入 Notion 資料庫與 Asana 專案；Trello 的 CSV 匯入依方案而定，沒有的話可以複製 Markdown 貼上。另外也能產生唯讀分享連結，對方不用登入就能看。

拆解紀錄會不見嗎？

最近 10 份會存在瀏覽器，重新整理不會消失。登入 AI101 之後會同步到帳號，換電腦或手機也看得到，勾過的進度一起保存。