AI 營運週報產生器：填本期與上期的營收訂單，五分鐘拿到老闆看得懂的週報｜AI101 Day 174

上個月去一間做保養品的電商公司上內訓，中午休息時，行銷助理在旁邊開了八個分頁，一邊吃便當一邊把蝦皮、官網、momo 和廣告後台的數字抄進 Excel。我問她在幹嘛，她說每週一都要給老闆一份週報，光抄數字就要兩個小時，排版再一個小時，交出去老闆還是常常回一句「所以這週到底好不好」。

我自己也做過同樣的事。早年幫客戶做月報，最累的不是分析，是把數字從不同後台搬進同一張表，搬完已經沒力氣想結論了，結論那段常常是前一個月的複製貼上改日期。老實說，被客戶抓到過一次，那次之後我才認真想這件事的流程哪裡壞掉。

後來我的結論是：做報告這件事裡，真正需要人腦的只有「判斷」那一小段，其他的整合、排版、寫概覽，其實都是固定套路，也就是最適合交給 AI 的部分。這支 AI 營運週報產生器，就是把那些套路包起來的工具。

這個工具能做什麼

它的輸入很直白，就是一張表。先選報告期間的開始日期和結束日期，再填營收與訂單這一區：本期總營收、上期總營收、訂單數、上期訂單數，其中本期總營收和訂單數是必填。接著是各通路營收，預設幾個欄位，可以自己新增通路，蝦皮、官網、momo、LINE 購物各填各的。再往下是成本與客戶：退貨金額、廣告花費、新客數、回購客數。最後有一格備註或重點事件，選填，像是「這週母親節檔開跑」「週三官網掛了半天」這類會影響數字解讀的事，寫在這裡 AI 才知道怎麼解釋異常。

填完按「生成週報」，出來的是一份有結構的報告，固定六個段落：營運概覽、通路表現、獲利分析、客戶分析、注意事項、下週建議。概覽會把本期跟上期的增減算好講成人話，通路表現會比較各通路佔比和消長，獲利分析會把退貨和廣告花費扣進去看，客戶分析則是看新客和回購客的比例變化。做完可以匯出 PDF，直接寄給老闆或丟進團隊群組。

如果你第一次用還不確定要填什麼，頁面上有「填入範例數據」的按鈕，按下去會帶一組假資料，先跑一次看看報告長什麼樣，再回頭換成自己的數字，這樣比較不會卡在「我不知道該怎麼填」。

為什麼這件事值得做好

我覺得週報有兩種死法。一種是沒人看，因為它只有數字沒有判斷，老闆打開看三秒就關掉；另一種是做的人先死，因為每週要花半天，久了就開始敷衍，敷衍的報告又更沒人看，形成惡性循環。

把搬數字和排版交出去之後，你省下來的那三個小時，應該有一部分要回填到「想」上面。這支工具的「注意事項」和「下週建議」段落會給你一個起點，但那是 AI 從數字看到的，它不知道你上週換了廣告素材、不知道倉庫缺貨三天、不知道業務跟某個通路談了新的抽成。這些脈絡只有你有，而報告的價值就在這裡，數字加脈絡才叫判斷。

另一個我在課堂上一直講的點是，週報的真正讀者不是老闆，是三個月後的你自己。每週固定用同一個結構記錄本期上期、通路、退貨、廣告、新客回購，等到旺季要排預算、或是老闆突然問「去年雙 11 前一週我們廣告花多少」，你翻得出來。我手上有做長期顧問的客戶，光是「每週都有一份格式一致的報告」這件事，就已經贏過多半同業，倒不是他們多厲害，而是大家都在用零碎的截圖在溝通。

週報跟月報我會建議分開看。週報看的是節奏，這週廣告花費多了兩成，訂單有沒有跟著動、退貨有沒有跟著多；月報看的是結構，三個通路的佔比半年來怎麼移動，回購客的比例有沒有慢慢上來。同一套輸入欄位，報告期間選一週還是一個月，AI 的概覽寫法會跟著變，不用另外找工具。我自己的做法是週報給老闆，月報留給自己跟團隊開會用，兩種都存起來，年底盤點預算的時候就不用再重算一次，這一步我以前常省，到年底才後悔。

幾個實際建議

第一，上期的數字一定要填。工具標必填的只有本期總營收和訂單數，但如果你跳過上期總營收和上期訂單數，報告就只剩絕對值，概覽那段會變得很薄，等於沒有「所以好不好」的答案。我的經驗是，老闆要的從來不是數字本身，是方向。

第二，各通路營收請拆開填，不要只填一個總數。很多人嫌麻煩就把蝦皮加官網塞在一格，這樣通路表現那段就廢了。而通路消長往往是週報裡最值錢的資訊，像是官網營收穩定、蝦皮突然掉三成，這種事總數看不出來。

第三，備註欄要認真寫。這格是選填，所以大部分人都空著，可是「這週有檔期」「這週倉庫出包」會直接改變 AI 對數字的解讀。我自己試過同一組數字，一次備註空白，一次寫「本週母親節檔預購開跑、廣告預算提高一倍」，注意事項那段的建議完全不同，後者才是有用的。

第四，匯出 PDF 之前，在下週建議那段加兩句自己的話。這件事 FAQ 裡也有提到，我再講一次是因為我自己也常偷懶直接送出。AI 寫的建議是通用的，你補的那兩句才是老闆真正想看的，像是「下週會先把官網轉換率掉的原因查清楚，週三前回報」。

小結

報告這件事，我以前覺得是行銷人的宿命，做了十幾年才慢慢接受它其實可以拆成兩塊：一塊是機器做得比人好的整理和排版，一塊是只有人做得了的判斷。這支工具負責前面那塊，你只要把本期上期的數字、通路拆分、退貨廣告客戶數老實填進去，再把自己對數字的看法補上兩句，週一下午就還給自己了。

不是報告變好看，是你終於有時間想它在說什麼。

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