每週工作計畫生成器：把 15 件待辦排進 10 個半天，排不進去的這週就別答應｜AI101 Day 215

上課的時候有人問我：老師你一個禮拜又教課又寫工具又做顧問，到底怎麼排的？我當場愣了一下，給了一個很體面的答案，講什麼時間區塊、什麼優先順序。下課後我翻自己那週的行事曆，實際狀況是：三個半天被課占掉，兩個半天在開會，剩下五個半天裡，真正該做的那份提案被切成七八段零碎時間，每次坐下來都要重新進入狀況。我教別人的方法，自己沒有在用。

我覺得多數人的待辦清單問題不在「不知道有什麼事要做」，清單上寫得清清楚楚。問題在清單是平的，時間是有限的，而這兩個東西從來沒有被放在一起看。十五件事排成一直排，看起來都做得到；但一週只有十個半天，扣掉會議剩七個，有三件三小時以上的深度工作，其實早就排不下了。你要到週五才會知道這件事，而週五知道的代價就是加班。

所以這支工具做的事情很直接：把一份平的清單，排進一張有格子的週表。排得進去的告訴你為什麼排在這個時段，排不進去的直接列給你看，而不是假裝全部都能做完。

這個工具能做什麼

輸入分三塊。先在「你的角色」填一行，像是電商行銷主管、一人品牌老闆，AI 排程時會依角色判斷什麼事對你比較重要。接著在本週任務貼清單，一行一件，5 到 15 件，頁面上的範例是「寫雙 11 提案簡報（30 頁）、跟設計師對稿 banner x3、開新一波廣告素材 A/B、回老闆 email、招募新客服面試 x2」這種寫法，後面有數量或規模最好，估時會準一點。

然後選工作風格，四種：早鳥型（早上高能量）、夜型（下午晚上好）、深度工作為重、快節奏切換。最後是已占用時段（會議 / 固定事），把週一到週五的上午、下午共十格裡已經被占走的勾掉。按下「AI 排週計畫」就會出來；想先看長什麼樣可以按「載入範例（不耗 AI 額度）」。

輸出先是本週總覽：任務數、預估時數、能量類型，還有一段過載預警，估時加起來超過大概 40 小時它會直接寫出來，建議你往後挪哪一件。接著是十個半日時段的排程，每一格有一個主題（例如「深度寫作開週」「對焦會議 + 例行匯報」），底下列出排進來的任務、估時、A/B/C 優先度，以及為什麼排在這裡。三小時以上的任務會被標成深度工作，排在你的高能量時段，而且那個半天不再塞別的事。

最後是三個小區塊：排不進本週的任務、本週心法（週一跟週五各一句）、搭配工具建議。結果可以複製，也有 ICS 格式的預覽，目前最快的做法還是看著時段自己填進 Google Calendar。

為什麼這件事值得做好

一份好的週計畫最有價值的部分，不是排進去的那些事，是排不進去的那幾件。排不進去代表這週本來就做不完，而這件事越早知道越好。週一知道，你可以去跟主管談哪件可以延、哪件可以交給別人；週五知道，你只能自己吞。這支工具把「做不完」從一種週五的情緒變成週一就能討論的清單，我覺得這是它最有用的地方。

這也是為什麼它會要你填角色跟工作風格。同一份清單，電商行銷主管跟一人老闆的優先順序不同，早鳥型跟夜型的高能量時段也不同，少了這兩個資訊排出來的計畫會很「標準」，標準到不是你的。

第二個價值是深度工作被保護。寫提案、做企劃、想策略這種事，三個一小時的效果遠不如一個三小時的整段時間，因為每次中斷重新進入狀況就要二三十分鐘。但多數人排程的方式是「有空就塞」，於是深度工作永遠被切碎。工具會把這類任務集中放在高能量時段，並且那半天不再排其他事，這等於幫你把最貴的時間先鎖起來。

說道理很容易，我自己也常破功。排好的深度時段，一則客戶訊息進來我就開始回，回完又去看數據，等回到提案已經過了一小時。所以後來我多做一件事：深度時段的格子裡順手寫上「不回訊息」，有沒有用看人，對我大概有一半的時候有用。

幾個實際建議

第一，估時填寬一點。工具的過載預警是用估時加總來判斷的，如果你習慣性低估，預警就不會響。我的做法是拿上次做類似事情的實際時間，再加三成，因為多數人低估的不是執行，是等回覆與來回溝通的時間。

第二，已占用時段要誠實勾，包含那些「不算會議但一定會發生的事」，像是每天固定回客服訊息的一小時、週三固定出貨。這些沒勾，AI 會以為那些時段是空的，排出來的計畫週二就會崩。另外建議留一到兩個半天不要填任何東西當緩衝，被臨時插件時整週才不會全倒。

第三，工作風格不要選你希望的，選你實際的。很多人覺得自己應該是早鳥型，實際上早上第一個小時都在喝咖啡看訊息。選錯風格，深度工作會被排到你根本沒力的時段，一樣做不出來。不確定的話，先用「深度工作為重」跑一次，再用你的實際狀況跑一次比較。

第四，把排不進本週的任務那一欄截圖，拿去跟主管或合作夥伴談。這一欄是幫你開口的工具：不是「我做不完」，而是「這三件在這週的十個半天裡排不進去，你覺得哪件先延」。把取捨變成一個可以討論的問題，比自己硬撐有用得多。

小結

待辦清單告訴你有什麼事，週計畫告訴你這週做得完哪些。每週工作計畫生成器把 5 到 15 件任務對著十個半天排，深度工作集中、過載先警告、排不進的直接列出來。它不會讓你多出時間，它只是讓你在週一就看到週五的樣子。我自己用它的頻率沒有每週，但每次用完都會砍掉一兩件本來想硬做的事，光這一點就值回票價。排不進去的事不是被遺忘，是你這週本來就不該答應。