WorkFlow Breaker 2.0：貼上卡住的舊流程，用 ECRS 找出能刪的步驟，再排 RACI 分工和 AI 接手點｜AI101 Day 206

工作流拆解器是 Day 8 做的，上線半年，陸續收到幾則回報：範例文字太淡看不清楚、風險提醒黃字配淺底根本讀不到、解鎖之後找不到之前拆過的結果、匯出 Trello 會失敗。老實說每一條都是我自己測的時候沒注意到的，看久了自己的介面會盲。

修的過程中我重看了一輪大家輸入的目標，發現一件事：很多人貼進來的不是新專案，是他們現在正在做、而且做得很痛苦的流程。像「每月社群貼文產出」「新客戶報價到簽約」，這些不是要從零拆，是要找出哪幾步在浪費時間。原本的工具只會把目標拆成步驟，拆完還是九步，沒有回答「哪一步可以不要」。

所以 2.0 不只是修 bug，是把它從一支「拆新專案」的工具，變成三種模式：新專案拆解、流程改善、團隊分工。Day 8 解鎖過的人這一天自動解鎖，不用再付積分。

這個工具能做什麼

頁面最上面先選模式。「新專案拆解」是原本的功能，填「你的目標」和選填的「補充說明」，拆解方法可以選 AI 自動選擇、WBS 工作分解、User Story、SIPOC 流程或 5W1H 分析，按「開始拆解」就會把目標拆成階段與步驟，標出關鍵路徑和風險提醒。

「流程改善」是這次的主角。兩個欄位：「這個流程要完成什麼」，例如每月社群貼文產出；「目前的做法」，一行一個步驟，可以寫大概花多久，像「行銷企劃想主題（半天）」「主管審文案」「退回修改」。按「分析並改善流程」之後，它會先給一張「現況流程逐步檢查（ECRS）」，對每一步依序問能不能刪除、合併、調換順序、簡化，標出判斷和理由；接著給改善前後的耗時對照，以及一份改善後的新流程，直接進到步驟清單和看板，可以照著做、勾進度。

「團隊分工」多一格「參與的角色或成員」，用逗號分隔至少兩個，例如行銷、設計、客服、倉儲物流、老闆。按「排出分工」會得到一張 RACI 責任矩陣，每一步標出誰負責執行、誰最終拍板、誰需要諮詢、誰需要知會，表格可以左右滑動看所有角色，底下另外列出最容易卡住的交接點。

三種模式共用幾個新東西。每一步都標了 AI 可自動完成還是需要人，並直接推薦站內可以接手的工具；結果可以複製 Markdown、下載 Markdown、下載 CSV 匯入 Notion、Asana 或 Trello，也能建立唯讀連結分享給同事；最近 10 份拆解存在這台裝置的瀏覽器，登入 AI101 之後會同步到帳號，勾過的進度一起保存。

為什麼這件事值得做好

我覺得多數團隊的流程不是設計出來的，是長出來的。某次出錯加一道審核，某個人離職多一次交接，三年下來九個步驟裡有三個已經沒人記得為什麼存在，但沒人敢刪。ECRS 的價值在於它逼你對每一步問同一組問題，而且順序是先問能不能刪，再問怎麼簡化，這跟多數人直覺相反。大家習慣先想「怎麼把這步做快一點」，但刪掉一步永遠比加速一步省更多。

RACI 那張表解決的是另一個問題：每一步只應該有一個 A，就是最終拍板的人。A 太多代表沒人真的負責，這在跨部門流程裡太常見了。雙 11 檔期行銷、設計、客服、倉儲都覺得自己有權決定上線時間，最後是老闆半夜在群組裡拍板。把這件事畫成表格之後，問題會自己浮出來。

至於每一步標 AI 能不能接手，這是我做 AI101 這兩百多天最想傳達的事：AI 不是拿來「用一下」的，是要塞進流程裡的某一步。你得先看見流程，才知道塞哪。這半年看大家用 1.0 拆出來的結果，最常見的狀況是拆完很興奮，然後什麼都沒改，因為步驟清單是死的，沒有人去勾、沒有人知道做到哪。所以這次補了看板和進度，拖拉卡片換欄、勾完成，最近 10 份存著，登入後跨裝置同步。拆解本身不值錢，拆完之後有沒有照著動才值錢。

還有那幾個被回報的問題，順手講一下為什麼會發生。範例文字太淡和黃字配淺底，是我在亮色模式下做介面、沒切去深色模式看；找不到之前的結果，是當初根本沒做歷史紀錄；Trello 匯出失敗是因為 Trello 的 CSV 匯入依方案而定，免費方案根本沒有這個功能，所以 2.0 改成提示先複製 Markdown 貼上。每一條都是自己沒測到的，寫在這裡當提醒。

幾個實際建議

第一，目前的做法要照實寫，包含開會、等待審核、退回修改這些平常不會被當成步驟的事。我第一次用自己的流程測的時候漏寫了「等主管回覆」，結果改善後耗時少得很好看，但那是假的，等待才是真正吃掉時間的地方。

第二，流程改善模式跑完，不要急著採用全部建議。它會標出哪些步驟可以刪，但有些審核存在是因為以前出過事，你比 AI 清楚。把它當成一份有依據的討論稿拿去跟團隊對，比自己在白板上從零開始快很多。採用的那幾步再回頭看它標的 AI 接手點，通常刪完步驟之後剩下的重複性工作才會變清楚。

第三，團隊分工模式填角色的時候用職能不用人名，像「行銷、設計、客服、老闆」。這樣排出來的 RACI 表之後換人也能用，而且討論的時候比較不會變成針對誰。

第四，結果出來順手匯出一份。歷史紀錄存在瀏覽器，換電腦或清除瀏覽資料就不見了，登入可以同步，但重要的流程還是下載 CSV 或 Markdown 放進你們的共用空間最保險。

小結

1.0 回答的是「這件事要怎麼開始」，2.0 多回答了「這件事為什麼這麼慢」和「這件事到底誰負責」。三個問題加起來，大概就是一個團隊每週開會在吵的所有事。把現在的做法一行一步貼進來，看一次 ECRS 的檢查結果，我的經驗是至少會找到一步你早就想刪但沒人敢講的。

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